zero mail, no aspetta, non dico che non voglio più ricevere mail, sarebbe sicuramente più facile della mia missione.
zero mail è una rigida gestione della casella di posta per avere nell’inbox il minor numero di mail possibile.
questo porta a diminuire il tempo che il cervello dedica alle posta elettronica e a favorire la concentrazione.
ovviamente è anche un metodo per tenere in ordine le caselle e conservare solo quelle che servono realmente.
hai già provato la funzione cerca? aiuta tanto eh.
se apri le mail e le lasci nella casella principale è come aprire la cassetta della posta, aprire le buste che ci interessano e rimetterle dentro.
giorno dopo giorno si accumuleranno bollette, volantini della conad e altra pubblicità. giorno dopo giorno sempre di più.
bisogna valutare e prendere decisioni, subito. e tenere la cassetta vuota.
si vabbè ma una volta che apro la casella mail quante decisioni posso mai prendere?
forse sono più di quelle che pensi. io ne ho raccolte sei.
leggere
partiamo proprio dal momento in cui aprire l’app o il sito. ho smesso da un pò di aprirle dell’iphone appena sveglio o appena mi siedo alla scrivania.
lo faccio un paio di volte al giorno, in momenti dedicati.
si può capitare di aprire l’app nei tempi morti, ma solo per vedere se sono arrivate nuove mail ed eventualmente cancellare quelle inutili, ma lo vedremo dopo.
se controllare le mail è una parte del nostro lavoro, perché deve essere fatto distrattamente, dedica uno slot del tuo tempo lavorativo.
una cosa che trovo molto comoda è quella di creare delle etichette o tag su gmail per raggrupparle.
cancellare o archiviare
come detto se ho dei tempi morti, ti lascio immaginare quali siano, apro le mail seleziono le mail da eliminare e cestino, senza nemmeno aprirle.
poi periodicamente mi cancello dalle newsletter che non trovo più interessanti o pubblicitarie per diminuire queste mail da cestinare ancora chiuse.
quando invece devi archiviare non ci sono metodi universali, devi trovare il tuo.
io al momento ho due grossi archivi con sottocartelle:
- personal in cui ho tutti i miei documenti, come ad esempio le mail importanti delle banche, le ricevute di acquisti ecc.
- working in cui ho i vai progetti e le società con cui collaboro.
ma non è che in questi archivi conservo ad esempio tutte le mail della banca, solo quelle che potrebbero servirmi in futuro.
rispondere
se impieghi meno di 2 minuti fallo subito. ma devi essere certo di rispettare questi tempi.
altrimenti pianifica un momento della giornata in cui rispondere contrassegnala o spostala in una cartella apposita.
delegare o attendere
spesso quando si lavora in team si viene messi come destinatari di mail il cui non sei tu a dover intervenire direttamente.
qui il tuo lavoro è quello di controllare che chi debba fare il lavoro lo faccia nel tempo giusto, altrimenti sollecitare.
anche per questo crea cartelle o tag appositi
fare
poi ci sono loro, le mail che contengono tuoi task, cose che devi fare tu. e solo tu.
queste richiedono un momento per leggerle, più vari momenti per portare a termine i compiti, da inserire nel nostro calendario.
puoi anche decidere di tenerle nella inbox, essendo quelle che ti riguardano direttamente ma il mio consiglio è quello di archiviare anche queste.
io ci sto lavorando, prima ero davvero succube delle mail da aprirle direttamente nel letto o da tenere costantemente aperta le tab sul Mac.
era parte della mia morning routine (sbagliata)
adesso piano piano ne sto uscendo.
ciao, io sono pici e non controllo le mail da 88 minuti.